¿Dónde se publican las Fichas Técnicas?
Las Fichas Técnicas oficiales son elaboradas y aprobadas principalmente por los siguientes organismos:
- OECE (antes OSCE): aprueba Fichas Técnicas para ciertos bienes normalizados de uso transversal en las entidades públicas.
- Perú Compras: elabora y publica las Fichas Técnicas que forman parte de los Catálogos Electrónicos de Acuerdo Marco, disponibles en la plataforma oficial de Perú Compras.
- Entidades contratantes: en ausencia de Fichas Técnicas oficiales, las propias entidades pueden generar fichas internas o anexos técnicos que adjuntan en las Bases Administrativas o en los Términos de Referencia (TDR) del proceso.
Además, las Fichas Técnicas vigentes y oficiales se publican en:
- El portal de Perú Compras (para Catálogos Electrónicos).
- El portal del OECE (para bienes normalizados).
- El Seace, cuando las entidades incluyen la ficha como parte de las Bases del procedimiento.
¿Cuál es el contenido de una Ficha Técnica?
Una Ficha Técnica debe contener como mínimo:
- Nombre del bien o servicio.
- Código de identificación (para fines de control y registro).
- Descripción técnica completa.
- Características físicas, funcionales y de desempeño.
- Requisitos mínimos de calidad.
- Normas técnicas aplicables.
- Unidad de medida.
- Condiciones de entrega.
- Otras especificaciones relevantes según el bien o servicio.
El nivel de detalle puede variar según la complejidad del bien o servicio. En bienes normalizados, las Fichas Técnicas son bastante específicas para evitar ofertas de baja calidad o que no cumplen con las necesidades reales de las entidades.
¿Dónde se usan las Fichas Técnicas?
Las Fichas Técnicas son particularmente relevantes en:
- Catálogos Electrónicos de Acuerdo Marco administrados por Perú Compras.
- Procesos de contratación de bienes normalizados (obligatorio el uso de la ficha aprobada).
- Contrataciones directas o procesos de comparación de precios.
- Procesos que utilizan modelos de ficha técnica como anexo a los Términos de Referencia (TDR).
En la práctica, muchas entidades también adoptan Fichas Técnicas propias cuando no existe una ficha oficial, para definir claramente lo que esperan adquirir.
¿Por qué son importantes las Fichas Técnicas para los proveedores?
Para los proveedores que quieren venderle al Estado, las Fichas Técnicas son una herramienta clave:
- Catálogos Electrónicos de Acuerdo Marco administrados por Perú Compras.
- Definen claramente las reglas del juego: solo se aceptarán productos o servicios que cumplan con lo establecido en la ficha.7
- Evitan la competencia desleal: las fichas impiden que se adjudiquen ofertas con productos de baja calidad..
- Permiten preparar ofertas más competitivas: conocer de antemano las especificaciones permite al proveedor ajustar su propuesta y optimizar su oferta.
- Facilitan la estandarización de procesos: una ficha bien elaborada facilita la entrega, recepción y conformidad del bien o servicio.
Por eso es fundamental que los proveedores estén familiarizados con las Fichas Técnicas vigentes en su rubro, y que puedan demostrar cumplimiento pleno de lo requerido.
