En el mundo de las compras públicas, una Orden de Compra es el punto culmine en el proceso de adjudicación de una venta pública. Establece información referente a los términos y condiciones de cómo se han adquirido los bienes o servicios y va dirigido a los proveedores. Convirtiéndose en un tipo de contrato vinculante entre el comprador público como del proveedor
Las órdenes de compra son importantes en la gestión de compras públicas porque aseguran el principio de este tipo de compras: la transparencia. Estos documentos son de acceso público, por esta razón en Perú Compras puedes buscar todas las órdenes. Así como también, el OSCE te permite consultar las órdenes de compra de las licitaciones.
Partes de una Orden de Compra
Conocer las partes de una Orden de Compra es un deber para todo proveedor. Es importante saber cada una de estas porque te servirá para que puedas verificar el contenido de tus órdenes de compra y no falte ningún dato importante.
Las órdenes de compra emitidas por Perú Compras tienen las siguientes partes:
- Detalles del Catálogo Electrónico: Incluye el código y el nombre del catálogo al que pertenece el proveedor. Este dato te puede servir porque si es un catálogo de tu interés podrás buscarlo y ver los productos más comprados.
- Código de Orden de Compra: Conocer el ID te servirás parapara poder identificar y buscar más rápido el documento.
- Código QR: Que este presente en la orden de compra te servirá para poder escanearlo y acceder rápidamente a la orden desde cualquier dispositivo móvil. Además, puedes descargar el documento.
- Datos de la entidad: Es importante que conozcas qué entidad está comprando. Esta parte proporciona información sobre el RUC, razón social y ejecutora de la compra.
- Datos del proveedor: Conocer la información de los proveedores te servirá para saber cómo tu competencia vende sus productos. Los datos disponibles son: RUC, razón social, domicilio fiscal, ubigeo, representante legal, correo electrónico, teléfono fijo y teléfono móvil.
- Datos de responsables de recepción: Saber quien recepciona la compra es importante para que no hayan malos entendidos y se pueda concluir la compra de buena forma. En esta parte se especifica los datos de la persona que recepcionará la compra, D.N.I., teléfono, cargo y correo electrónico.
- Datos para el pago de la prestación: Muestra información sobre el banco, número de cuenta y CCI en donde se ha realizado la compra.
- Datos de la contratación: Es vital saber a detalle los datos principales de la compra, que son: si es o no de emergencia, fecha de formalización, estado de la compra, tipo de contratación, procedimiento de compra, tipo de entrega, total de entregas, expediente SIAF, contratación con financiamiento, plazo de entrega y estrategia de compra.
- Datos de lugar de entrega: Este dato te sirve para trazar zonas de distribución porque te da información relacionada a donde se realizará la entrega de la compra.
- Detalle de la compra: Aquí encontrará la descripción sobre nro de compra, ficha – producto, marca, código único de producto, cantidad, precio unitario, total (Sin IGV) e IGV Importe (PEN). Recuerda que saber a detalle los productos comprados te servirá para conocer el stock de tu competencia.
No olvides que como proveedor también tienes la responsabilidad de seguir lo acordado en el punto 3.6 de “Reglas del método especial de contratación a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco”. Debes actualizar el estado de todas las órdenes de compras, pues si no lo realizas quedarás excluido de los Acuerdos Marco a los que perteneces.
Saber leer una Orden de Compra te servirá para tener una mejor eficacia en tus operaciones porque harás un mejor estudio de precios, plazos de entregas y poder planificar tus siguientes pasos de ventas. Además, como proveedor te ahorrarás muchos problemas al momento de distribuir la venta realizada con la entidad del Estado.
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